Die elektronische Signatur wird allmählich zu einem integralen Bestandteil der Geschäftsabwicklung. War die Nutzung vor fünf bis sechs Jahren noch juristischen Personen vorbehalten, so steht dieser Service nun auch allen Unternehmen zur Verfügung.
Diese können sich auf einem Portal für öffentliche Dienstleistungen bewerben, aus der Ferne Immobilien-Unterlagen beglaubigen, einen Kredit beantragen, usw. Das alles ist möglich, ohne selbst das Haus zu verlassen. Die elektronische Unterschrift stellt die beste Möglichkeit für Unternehmen dar, um Homeoffice realisieren zu können.
Im Bereich des Homeoffice ist die E-Signatur am populärsten, denn diese ermöglicht dem Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber, elektronische Dokumente auszutauschen und eine vollwertige Zusammenarbeit zu führen, ohne gegen Arbeits- und Steuergesetze zu verstoßen. Wie dies in der Praxis umgesetzt wird, und welche Vorteile diese Signaturen bei der Arbeit haben, darüber sprechen wir in unserem Artikel weiter.
Warum sich die elektronische Signatur gut im Homeoffice integrieren lässt?
Homeoffice wird auch als „Remote-Work“ bezeichnet, und vor allem im anglosächsischen Bereich ist es auch bekannt als „Working From Home“. Hierbei wird auf Arbeit verwiesen, die von Zuhause aus verrichtet werden kann, bzw. verrichtet wird. Durch die CОVІD-19-Рandemie haben wir uns bereits mit der Situation der Heimarbeit mehr beschäftigen müssen und konnten so diesen Sektor noch besser kennenlernen. Homeoffice stellt im Grunde genommen nichts anderes als Heimarbeit oder Remote-Work dar. Der einzige Unterschied zwischen Remote Work und Homeoffice liegt nur darin, dass Sie als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber nicht zwangsläufig von Zuhause aus arbeiten müssen, sondern auch an anderen Orten wie in einem Café oder im Park.
Vielen stellt sich vielleicht die Frage “Warum ist die elektronische Signatur so gut fürs Homeoffice geeignet? Auf diese Frage gibt es eine Menge Antworten und diese möchten wir Ihnen erläutern. Stellen Sie sich folgende Situation vor; Sie erhalten eine dringende E-Mail auf Ihr Smartphone mit einem wichtigen Vertrag als PDF-Datei. Allerdings sind Sie gerade nicht im Office und auch nicht Zuhause, sondern Sie befinden sich auf dem Weg zum Flughafen, um als Unternehmer zu einem wichtigen Termin zu fliegen. Das Ihnen digital zugesandte Dokument muss unbedingt schnellstmöglich signiert und zurückgeschickt werden, damit Sie einen wichtigen Kunden nicht verlieren. Natürlich hätten Sie jetzt die Möglichkeit, dass Sie zum Office zurückfahren, die Dokumente ausdrucken, per Hand unterschreiben und anschließend per Einschreiben an den Kunden schicken. Allerdings haben Sie dazu nicht die Zeit, da Sie in diesem Fall Ihren Flug verpassen würden.
An dieser Stelle kommt auch schon die digitale Unterschrift ins Spiel. Diese sorgt dafür, dass Sie das Dokument auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Laptop aufrufen und direkt von unterwegs aus, signieren und weiterleiten können. Sie müssen nicht einmal das Dokument ausdrucken oder irgendwelche Zwischenschritte einleiten. Sie haben bereits alles was Sie benötigen, und zwar Ihr mobiles Endgerät, eine gültige Internetverbindung und den Zugriff auf das Dokument bzw. die E-Signatur mithilfe eines cloudbasierten Dienstleisters. Folglich können Sie mit einer elektronischen Unterschrift bestens von unterwegs aus im Homeoffice arbeiten und Ihnen entgehen keine Aufträge oder Kunden.
Im Homeoffice die E-Signatur nutzen? Das sind die Anwendungsfälle!
Als Arbeitnehmer kennen Sie bereits die Situation, dass Sie über mehrere Monate nicht ins Büro kommen sollen, aufgrund der aktuellen Cоrоna-Schutzmaßnahmen. Des Weiteren kann es sein, dass Ihr Unternehmen einfach im Homeoffice geleitet wird und das ist heutzutage nicht verwerflich, denn viele moderne Unternehmen setzen auf die Digitalisierung. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen einige Anwendungsfälle von einer E-Signatur zeigen, die Ihnen den Alltag, während des Homeoffice erleichtern können.
Verträge mit Neukunden unterzeichnen:
Es ist egal in welchem Unternehmen, ob staatlich oder privat, Sie Ihrer Arbeit nachgehen. Die Gewinnung von Neukunden gehört einfach zum Arbeitsalltag eines Unternehmens dazu. Schließlich gehen von Zeit zu Zeit alte Kunden und es müssen neue Kunden generiert werden, damit das Unternehmen einen bestimmten Umsatz erwirtschaften kann. Sobald Sie einen Kunden an der Angel haben, dürfen Sie nicht lange zögern und müssen als Arbeitnehmer alles Erforderliche machen, um den Kunden zu einer Vertragsbindung zu bewegen. Mit einer elektronischen Signatur erleichtern Sie sich und Ihrem neuen Kunden die Arbeit, denn Sie schicken den Vertrag per E-Mail an den Kunden weiter und dieser kann eine elektronische Signatur setzen, nachdem der Vertrag durchgelesen wurde. Die ganze Prozedur nimmt nicht mehr als 10 Minuten in Anspruch. Somit haben Sie meistens binnen einiger Minuten die unterzeichneten Dokumente auf ihrem digitalen Arbeitstisch liegen und einen neuen Kunden dazugewonnen.
Bestellungen annehmen/abgeben:
Sollten Sie beispielsweise in einem Logistikunternehmen arbeiten, müssen Sie häufig Bestellungen annehmen oder abgeben. Um die Richtigkeit der Bestellung zu prüfen und diese bestätigen zu können, muss die Bestellung von Ihnen als Arbeitnehmer oder von Ihrem Chef signiert werden. Nachdem das Dokument signiert wurde, kann der Auftrag freigegeben werden. Um diesen Prozess zu beschleunigen und um im Homeoffice Dokumente signieren und digital weiterleiten zu können, benötigen Sie einen cloudbasierten Anbieter für E-Signaturen. Somit können Sie in wenigen Minuten eine Bestellung abgeben oder annehmen und Ihre elektronische Unterschrift setzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie zurzeit im Büro arbeiten oder im Garten am Laptop die Aufträge bearbeiten.
Schadensfälle melden/annehmen:
Sollten Sie im Homeoffice bei einer Kfz-Versicherung tätig sein, kann für Sie eine elektronische Unterschrift ebenfalls sehr vorteilhaft sein. Sobald Sie einen Schadensfall gemeldet bekommen, können Sie diesen bequem an Ihrem Computer bearbeiten. Anschließend müssen Sie nach Ihrem Ermessen den Schadensfall freigeben, wo eine Unterschrift als Bestätigung vonnöten ist. Mit einer elektronischen Unterschrift vermeiden Sie alle unnötigen Zwischenschritte, wie den Postweg, Portogebühren und das Ausdrucken und Handsignieren von Dokumenten. Sie setzen einfach eine elektronische Unterschrift auf die Schadensmeldung und leiten es an eine andere Abteilung weiter. Auf diese Weise wird die Arbeit deutlich schneller und effizienter erledigt.
Dokumente sind stets abrufbereit:
Sollten Sie sich für eine E-Signatur entscheiden, profitieren Sie außerdem von der Möglichkeit, Dokumente in einer Cloud sicher und jederzeit abrufbereit aufbewahren zu können. Mithilfe einer Cloud haben Sie alle wichtigen Unternehmensdokumente immer dabei, das heißt, wenn Sie ein bestimmtes Dokument benötigen, und Sie befinden Sie nicht im Büro und auch nicht im Homeoffice, dann können Sie diese ganz bequem mit Ihrem Smartphone oder Tablet aufrufen, einsehen, bei Bedarf signieren und weiterleiten. Sie benötigen nur ein Endgerät, welches über eine gültige Internetverbindung verfügt. Auf diese Weise arbeiten Sie stets abrufbereit, und zwar unabhängig vom Ort, an dem Sie sich befinden. Das ist ein echter Vorteil der E-Signatur im Homeoffice.9
